Organiza la contabilidad de tu negocio en Excel. Aprende paso a paso cómo registrar las facturas emitidas, facturas recibidas y gastos relativos a la actividad de tu pequeño negocio. Crea tablas dinámicas que te muestren la información contable más relevante para presentar los modelos de impuestos.

Libros de registro en Excel

Para organizar la contabilidad de tu negocio utilizaremos Excel. Vamos a crear 5 hojas en tu libro de Excel con las siguientes funciones:

  1. Hoja resumen. Donde crearás tablas dinámicas que muestren la información resumida de tu negocio, por meses, trimestres, años o como prefieras.
  2. Libro de facturas emitidas. En este libro registrarás todas las facturas que emitas.
  3. El libro de facturas recibidas y gastos. En este libro debes registrar tanto las facturas recibidas como los gastos imputables a tu actividad.
  4. Hoja de clientes, donde guardarás de forma ordenada los datos de tus clientes.
  5. Hoja de proveedores, donde registrarás los datos necesarios de tus proveedores.
  6. Tipos de gasto. Se trata de una tabla con un listado de las descripciones según tipo de gasto.

Libro de facturas recibidas

En España, el libro de facturas recibidas es uno de los libros que se deben llevar de forma obligatoria conforme al cumplimiento de la normativa del IVA.

Debes contabilizar todas tus facturas emitidas, ordenadas cronológicamente. En la normativa también se estipula los datos que obligatoriamente se deben reflejar en este libro:

  • Número de factura
  • Fecha de emisión
  • Base imponible
  • Tipo aplicado (% de IVA)
  • Cuota repercutida
  • Destinatario (nombre y NIF)

Si quieres ser un experto en el cálculo de IVA en Excel te explicamos todo en este post.

Adicionalmente, en este libro añadiremos los siguientes datos que consideramos de interés para el empresario:

  • Fecha de vencimiento
  • Importe total de la factura
  • Forma de pago (Transferencia, tarjeta, efectivo…)
  • Estado (Pagado o no pagado)
contabilidad de tu negocio en excel

Por otro lado, si emites facturas con conceptos que tributen con distintos tipos impositivos, por ejemplo, cuando facturamos productos con IVA al 10% y otros productos con IVA al 21% en una misma factura. En este caso se pueden anotar en asientos correlativos. En una fila los productos al 10% y en otra los productos al 21%.

Libro de facturas recibidas y gastos

En este libro registrarás tanto las facturas recibidas como los gastos imputables a la actividad empresarial.

Las empresas y trabajadores autónomos están obligados a conservar las facturas recibidas y los justificantes de los gastos.

En este libro se anotarán de forma correlativa todas las facturas correspondientes a los bienes y servicios recibidos imputables a la actividad desarrollada.

¿Qué se considera gasto?

Son todos aquellos gastos imputables a la actividad de los que no tengas factura. En su lugar, puedes tener un ticket, un recibo u otro documento que acredite el pago realizado.

Un ejemplo de gasto sería la cuota de la Seguridad Social de un trabajador autónomo. Un ticket de una comida con clientes, un recibo de un seguro, etc.

Ten en cuenta que para desgravar estos gastos deben ser gastos derivados del negocio. No puedes desgravar gastos personales, como una comida con familiares.

También debes tener en cuenta que si eres un trabajador autónomo que trabaja desde casa, hay ciertos gastos de los que no podrás desgravarte el 100%.

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Registro de clientes

En esta tabla registrarás los datos fiscales de tus clientes, a los que has emitido factura. Adicionalmente, puedes añadir otros datos como el teléfono, email, etc. y utilizar esta tabla como base de datos de clientes.

Registro de proveedores

En la tabla de proveedores te recomendamos incluir aquellos proveedores recurrentes. Por ejemplo, los proveedores de la electricidad, telefonía, agua, etc. deberían estar incluidos puesto que son proveedores que te emiten factura con asiduidad.

En cambio, si tienes algún proveedor al que has comprado algo y sabes que no vas a recurrir a este proveedor, no es necesario que introduzcas sus datos en la tabla. Simplemente puedes cumplimentar la razón social y el NIF directamente en el libro de facturas recibidas y gastos.

Descripción de los gastos

En esta tabla se incluyen los tipos de gastos más comunes en un negocio. En la plantilla encontrarás todo el listado mostrado en el tutorial, pero puedes añadir o eliminar las descripciones de gastos que necesites.

Hoja de resumen

Utilizaremos esta hoja para insertar varias tablas dinámicas que nos darán una visión general de nuestro negocio.

En el tutorial se muestra cómo mostrar el importe total pendiente de cobro de las facturas emitidas y el importe total pendiente de pago de las facturas y gastos recibidos.

También se incluyen tablas dinámicas que muestran un resumen con los datos deseados.

Por último, es útil crear una tabla que muestre los ingresos resumidos por trimestres, las cuotas de IVA desglosadas por tipos impositivos o los gastos de tu negocio por tipo de gasto.

Plantilla para descargar

Puedes descargarte la plantilla de Excel aquí:

Contabilidad-en-ExcelDescarga

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⚠ Esta plantilla es un recurso creado por Saber Programas y su uso está sujeto a derecho de autor y propiedad intelectual.

Como has visto llevar la contabilidad de tu negocio en Excel es posible. Nuestra recomendación es que, aunque sea una tarea que no te guste, intentes no dejarla para el último momento. Recopila semanalmente las facturas emitidas y recibidas y reserva un espacio de tiempo para introducirlas en tu sistema contable.