Crear una tabla dinámica de varias tablas es una solución recomendada cuando necesitas analizar datos que se encuentran en diferentes hojas o tablas de un archivo de Excel. Por ejemplo, cuando tienes una dedicada a los datos de los clientes, otra para los pedidos, proveedores, etc. Verás como en pocos pasos puedes crear fácilmente tablas dinámicas a partir de todos esos datos combinados.

Este vídeo forma parte de mi curso Análisis de datos con Tablas Dinámicas

Herramienta Relaciones de Excel

Para llevar a cabo esta tarea, Excel tiene una herramienta que te permite relacionar datos de diferentes tablas. Esta herramienta se encuentra en la pestaña Datos.

Si la ves desactivada es porque tu archivo de Excel aún no tiene los elementos necesarios para crear relaciones.

Requisitos para relacionar datos en Excel

Para poder utilizar la herramienta Relaciones y crear una tabla dinámica de varias tablas debes tu libro de Excel debe albergar, al menos, 2 tablas oficiales de Excel.

Además, ambas tablas deben tener un identificador único común.

Por ejemplo, si en una tabla de Excel tienes los nombres y DNI de tus alumnos y en otras tablas tienes las notas, identificando a cada alumno con su DNI, puedes usar el DNI como identificador único común.

Tenemos en una hoja los datos de las ventas en las que se muestra el pedido, la fecha de venta, el comercial, tipo de artículo, unidades vendidas, precio unitario y total.

En otra hoja tenemos el ID Pedido, la fecha de venta, nombre del cliente, código postal, ciudad y zona.

El identificado único común en ambas tablas sería el Pedido o ID de Pedido, no importa como se denomine a este identificador en el encabezado de las tablas, lo importante es que sea común y único.

También debes convertir dos datos en tablas oficiales de Excel, puedes hacerlo rápidamente colocando el ratón en cualquiera de las celdas y presionando CTRL+T.

Relacionar las tablas

Ahora que ya tienes las dos tablas, en la pestaña Datos aparecerá activa la herramienta Relaciones.

Si trabajas con una versión muy antigua de Excel no aparecerá, ya que esta herramienta está disponible a partir de la versión Excel 2013.

En la pestaña Datos, selecciona la opción Relaciones y en la ventana emergente clica en el botón Nuevo.

Las tablas se relacionan dos a dos. En el primer desplegable de la primera fila elige una de las tablas que quieres relacionar y en el segundo desplegable elige el identificador único.

Haz lo mismo para los desplegables de la segunda fila.

tabla dinámica de varias tablas

Pulsa en Aceptar para guardar la relación que acabas de crear.

En cualquier momento puedes volver a la opción Relaciones y modificar la relación, desactivarla o eliminarla.

Si tuvieras más de 2 tablas solo tienes que relacionarlas dos a dos. Relacionas primero la tabla 1 con la tabla 2 y después creas otra relación entre la tabla 2 y la tabla 3.

Crear tabla dinámica de varias tablas

Ahora ya tienes tus datos preparados para crear tu tabla dinámica de varias tablas relacionadas.

Desde cualquiera de las tablas puedes crear la tabla dinámica, en la pestaña Insertar selecciona la opción tabla dinámica.

En la ventana Crear tabla dinámica, habilita la última opción Agregar estos datos al modelo de datos.

tabla dinámica de varias tablas

En la ventana de campos de la tabla dinámica selecciona en la parte superior la opción Todas para poder utilizar todos los campos de las tablas relacionadas.

Ahora solo tienes que arrastrar los campos que necesites para armar tu informe de tabla dinámica.

Si no habilitas esta opción, también puedes hacer clic en el texto Más tablas del cuadro de campos de la tabla dinámica. Aparecerá una ventana en la que te preguntará si quieres crear una tabla dinámica nueva, clica en Sí.

Automáticamente aparecerán todas las tablas para poder utilizar sus campos.